Privacyverklaring

Privacy

De bescherming van je privacy is van groot belang voor Florein. Wij houden ons dan ook aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarin wettelijk wordt bepaald hoe wij met jouw persoonsgegevens moeten omgaan. Naast deze algemene wet gelden specifieke regels voor de privacy in de gezondheidszorg. Deze regels staan onder andere vermeld in de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) en de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wabvpz). Via deze Privacyverklaring willen wij de websitebezoeker van Florein, onze cliënten aan wie wij ondersteuning en aanvullende diensten verlenen en sollicitanten graag informeren over de persoonsgegevens die wij (mogelijk) verwerken. Deze Privacyverklaring geeft antwoord op vragen als: welke persoonsgegevens verwerkt Florein (mogelijk) van jou; waarvoor gebruikt Florein jouw persoonsgegevens; aan wie verstrekt Florein jouw persoonsgegevens (mogelijk); en over welke rechten je beschikt ten aanzien van jouw persoonsgegevens? Het uitgangspunt van Florein is dat wij alleen jouw persoonsgegevens gebruiken indien dat strikt noodzakelijk is en indien wij de veiligheid daarvan kunnen waarborgen.

Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die door Florein worden verwerkt. Daarnaast is deze Privacyverklaring van toepassing op alle persoonsgegevens die door Florein verwerkt worden in en met betrekking tot haar dienstverlening. Ten slotte is deze Privacyverklaring ook van toepassing indien je bij ons solliciteert.

Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

Met de juiste zorg en ondersteuning creëren wij een aangenaam thuis. Florein, op de Laan van Vredenoord 1, 2289 DA Rijswijk, KvK-nummer 27272515, is de verwerkingsverantwoordelijke voor jouw persoonsgegevens.

Op welke wijze verzamelen wij jouw persoonsgegevens?

Florein begrijpt dat de bescherming van jouw privacy van belang is. In de arbeidsintensieve dienstverlening die Florein levert, staan mensen centraal.
De bescherming van jouw privacy is daarbij een belangrijk element van kwaliteit. Florein hecht veel waarde aan het creëren van bewustzijn op de werkvloer ten aanzien van een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. De zorgvuldige omgang dient betrekking te hebben op de persoonsgegevens van cliënten, onze medewerkers en samenwerkingspartners. Florein streeft naar zowel compliance als het behouden van een werkbare situatie voor alle betrokkenen. Dit alles binnen de wettelijke kaders en met een passie voor ondernemen en dienstverlening. Graag geven wij jou hieronder inzicht in de persoonsgegevens die wij van je nodig hebben en waarvoor wij die nodig hebben.

Florein vergaart jouw persoonsgegevens op de volgende wijze:

Wij krijgen jouw persoonsgegevens op verschillende manieren. Hieronder leggen we dit zo duidelijk mogelijk uit.

1. Je geeft zelf gegevens aan ons door
Bijvoorbeeld als je ons belt, mailt, een formulier invult of als we een zorgovereenkomst met je afsluiten. Soms gaat het dan ook om medische of andere gevoelige gegevens.

2. Wij maken gegevens aan tijdens de zorg
Denk aan rapportages, afspraken, medicatieoverzichten en andere informatie die hoort bij jouw zorg of ondersteuning.

3. We ontvangen gegevens van anderen die bij jouw zorg betrokken zijn
Bijvoorbeeld van:
a. je huisarts of specialist
b. de wijkverpleegkundige
c. de gemeente, het zorgkantoor of de SVB
d. andere zorgaanbieders of mantelzorgers

4. Soms moeten wij gegevens verwerken omdat de wet dit vraagt
Bijvoorbeeld voor declaraties, verantwoording of administratie op basis van de Wmo, WLZ of Jeugdwet.

5. Je gebruikt onze website of digitale systemen
Daarbij worden automatisch bepaalde gegevens vastgelegd, zoals je IP-adres, cookies of inloggegevens. Dit helpt ons om de systemen veilig en goed te laten werken.

6. Bij een sollicitatie
Als je bij ons solliciteert, krijgen wij gegevens zoals je cv en brief.

7. Als je bij ons werkt of gaat werken
Dan verwerken we gegevens voor bijvoorbeeld salaris, verzuim en roosters.

8. Door beveiligingsmaatregelen
Als we cameratoezicht gebruiken of toegang registreren, worden ook persoonsgegevens vastgelegd. Dit melden we altijd duidelijk op locatie.

9. Bij klachten of meldingen
Wanneer er een klacht wordt ingediend of een incident wordt gemeld, verwerken we de gegevens die nodig zijn om dit goed af te handelen.

Voor welke doeleinden verwerkt Florein jouw persoonsgegevens? In het kader van onze dienstverlening.

De verwerking van jouw persoonsgegevens is noodzakelijk om je daadwerkelijk te kunnen voorzien van onze Huishoudelijke Ondersteuning en 24 uurs palliatieve zorg. In het vervullen van onze rol binnen de verschillende facetten van dienstverlening waarin Florein werkzaam is, kunnen in ieder geval (maar niet uitsluitend) de volgende verwerkingen van persoonsgegevens behoren: het beheren van gegevens van cliënten en opdrachtgevers (gemeenten of samenwerkingspartners) alsmede het onderhouden van deze relaties. Daarnaast verwerkt Florein jouw persoonsgegevens om met je in contact te komen.

Florein kan in ieder geval de volgende persoonsgegevens: jouw voor- en achternaam, geslacht, functie, e-mail, andere contactgegevens, naam van het bedrijf/organisatie waarvoor je werkzaam bent, rechtsverhouding tot anderen, adresgegevens en overige gegevens die je aan ons verstrekt waaronder gezondheids- en medische gegevens zolang dit is toegestaan en noodzakelijk is. Voorts verwerken wij financiële gegevens teneinde betaling van onze dienstverlening te realiseren. Indien de wet dat vereist bewaren wij een kopie van jouw legitimatiebewijs. Bovenstaande gegevens mogen we gebruiken op basis van de (zorg)overeenkomst die we met je afsluiten indien dit van toepassing is, zonder daarvoor uw specifieke toestemming te vragen. We delen deze persoonsgegevens niet met derden, tenzij hiervoor een grondslag is uit de AVG.

Voorts kunnen wij in het kader van onze dienstverlening persoonsgegevens van werknemers en cliënten aan opdrachtgevers (o.a. gemeenten, hoofdaannemers etc.) verstrekken of opvragen van onderaannemers, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. Zo kan het voorkomen dat gemeenten en/of opdrachtgevers een VOG-verklaring van onze medewerkers nodig hebben. Voor cliënten geldt dat wij signalen van achteruitgang in de gezondheid moeten delen. De bovengenoemde partijen zijn gerechtigd om deze informatie te kunnen controleren en opnemen in hun administratie.

Florein wil graag dat iedere cliënt een contactpersoon heeft aan wie wij indien nodig (praktische) informatie kunnen doorgeven. Deze contactpersoon is het aanspreekpunt voor Florein voor jouw familie en naasten en leggen wij vast in het cliëntdossier. Je wijst zelf de contactpersonen aan en geeft daarbij direct toestemming om informatie over u mee te delen. Dit geldt ook voor de (wettelijke) vertegenwoordiger en curators.

Als laatste verlenen wij aan betrouwbare auditors(/partijen) inzage in cliënt- en medewerkersdossiers voor de (her)certificering van de kwaliteitsstandaarden (waaronder ISO en NEN) o.b.v. het gerechtvaardigd belang. Het verlenen van inzage in de gegevens is noodzakelijk om de effectiviteit van o.a. kwaliteit- of beveiligingsmanagementsysteem te kunnen beoordelen, wat essentieel is voor het verkrijgen of behouden van de certificering.

Nieuwsbrief of mailing

Florein verwerkt persoonsgegevens om contact met je te (onder)houden. Wij informeren onze cliënten en diens naasten en zakelijke relaties graag via bijvoorbeeld nieuwsbrieven. Ook informeren wij je, indien gewenst, over eventuele evenementen die we organiseren, aanvullende diensten of producten die wij bieden en andere bedrijfsgerelateerde aangelegenheden die interessant kunnen zijn voor jou. Daarnaast verwerken wij statistieken met het oog op het verbeteren van onze diensten en de daarop gerichte marketingactiviteiten.

Social media

Florein heeft een eigen LinkedIn-pagina, Facebook-pagina, Instagram-pagina, YouTube-kanaal waarop je je geheel vrijblijvend kunt abonneren. Via onze social mediakanalen informeren wij je over de laatste ontwikkelingen binnen Florein, delen wij vacatures en hebben wij interactie met cliënten en diens naasten, partners en medewerkers van Florein. Daarnaast delen we informatie over andere bedrijfsgerelateerde aangelegenheden waarvan we denken dat het interessant voor je is.

Meld je je aan voor onze social mediakanalen? Dan kunnen wij de volgende gegevens van je verwerken die jij zichtbaar hebt op je profiel en de berichten en filmpjes die wij plaatsen en die je interessant vindt.

Ben je je ervan bewust dat, als je ervoor kiest om je te abonneren op onze social mediakanalen, dat als zodanig zichtbaar is voor andere gebruikers van de desbetreffende social media. Datzelfde geldt, als je een bijdrage van onze pagina deelt via social media.
Onderhavige Privacyverklaring is niet van toepassing op voormelde gegevensverwerkingen. Indien je meer te weten wilt komen over de privacybeschermende maatregelen door deze derde partijen, dien je de desbetreffende privacyverklaring bij die derde partijen op te vragen.
Wij zullen je gegevens bewaren totdat je je toestemming intrekt, deze kun je te allen tijde intrekken of aanpassen.

Website

Via onze website www.florein.nl verwerken wij je persoonsgegevens voor technische en functionele analyses van de website met het oog op het genereren van statistieken en om onze websites te analyseren en/of te verbeteren. De persoonsgegevens die via onze websites worden verwerkt zijn: gegevens omtrent het apparaat waarmee je onze website bezoekt, waaronder IP-adressen en gegevens omtrent jouw bezoek aan onze website, waaronder begrepen de pagina’s die bezoekers aanklikken. Deze gegevens worden verwerkt in statistieken inzake: de functionaliteit (is de pagina goed vindbaar?), foutmeldingen (zijn er webpagina’s die niet goed opstarten?) en de relevantie (is de webpagina nog relevant?). De persoonsgegevens die wij hiervoor verzamelen, verwerken wij gedurende 24 maanden.
Als je via onze website een e-mail verstuurt, een contactformulier instuurt of telefonisch contact met ons opneemt, zullen wij je persoonsgegevens verwerken om je vraag te kunnen beantwoorden of opmerkingen te kunnen verwerken. Deze gegevens worden binnen 12 maanden door ons verwijderd.

Cookies

Florein maakt gebruik van cookies op haar websites. Cookies zijn kleine bestandjes welke op je computer, tablet of smartphone opgeslagen worden bij het bezoeken van onze websites. Voor het goed laten functioneren van haar websites maakt Florein gebruik van functionele cookies en/of analytische cookies. Tevens maakt Florein gebruik van cookies om de inhoud van haar websites te delen via social media. Om deze cookies op jouw device te mogen plaatsen wordt er vooraf toestemming gevraagd aan de bezoeker van de websites.
Florein gebruikt Google Analytics om te kunnen analyseren hoe bezoekers de websites en apps gebruiken. Je mag deze cookies uiteraard weigeren. Dit kan door de settings van je webbrowser aan te passen. We wijzen je erop dat dit gevolgen kan hebben voor de functionaliteit van de website. Door de website verder te gebruiken, zonder je settings aan te passen, stem je in met ons gebruik van cookies.

Sollicitaties

Indien je bij ons solliciteert, verwerken en bewaren we de volgende gegevens: voor- en achternaam, geboortedatum, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres en overige persoonlijke gegevens vermeld in je sollicitatie. Hieronder kunnen ook bijzondere persoonsgegevens vallen, zoals een VOG-verklaring. Deze gegevens worden alleen verzameld en verwerkt gedurende het sollicitatieproces en worden binnen 4 weken na beëindiging van het proces door ons verwijderd indien de sollicitatieprocedure geen succes heeft gehad.
Alleen als je daarvoor toestemming geeft, zullen wij je gegevens uiterlijk één jaar bewaren. Indien de sollicitatie wel succes heeft gehad, worden de gegevens bewaard tot 1 jaar na het einde van het dienstverband.

Juridische grondslagen voor het verzamelen van persoonsgegevens

Persoonsgegevens verwerken we op grond van één of meer van de volgende juridische grondslagen:

• Uitoefening van een overeenkomst, zoals bijvoorbeeld een overeenkomst tot het verrichten van onze dienstverlening;
• Gerechtvaardigd belang;
• Jouw toestemming;
• Noodzakelijk voor het nakomen van wettelijke verplichtingen. Bijvoorbeeld wanneer wij gegevens moeten verstrekken voor uitvoering van de Belastingwet.

De verkrijging van jouw persoonsgegevens door derden

Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden kan noodzakelijk zijn om uitvoering te geven aan een overeenkomst, dan wel om wet- en regelgeving na te leven. Voor zover noodzakelijk kunnen jouw persoonsgegevens worden gedeeld binnen Florein. In zo’n geval ziet Florein erop toe dat het verwerken van deze persoonsgegevens binnen de gestelde doeleinden plaatsvindt. Florein verstrekt in geen enkel geval persoonsgegevens aan derden ten behoeve van commercieel gewin.

Gegevens delen we alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting, bijvoorbeeld vanuit de Rijksoverheid of handhavingsinstanties zoals de Autoriteit Persoonsgegevens. Als er geen sprake is van een wettelijke verplichting of van noodzaak voor het uitvoeren van een overeenkomst, verstrekken wij alleen gegevens aan anderen nadat we van jou expliciete toestemming hebben gekregen.

Wie heeft er toegang tot jouw persoonsgegevens

Je persoonsgegevens worden binnen Florein alleen verwerkt door die afdelingen die deze gegevens nodig hebben voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Binnen Florein betreft dit met name de afdelingen HRM en Finance, omdat zij verantwoordelijk zijn voor de verwerking van personeels-, salaris-, contract-, cliënt- en financiële gegevens.

Voor het uitvoeren van onze werkzaamheden kan Florein gebruikmaken van externe partijen die ondersteuning bieden bij de verwerking van persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan ICT-dienstverleners, hostingpartijen, juridisch adviseurs, schadebehandelaars en andere ondersteunende dienstverleners. Wanneer deze partijen persoonsgegevens verwerken namens Florein, worden zij aangemerkt als verwerkers in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Met al deze verwerkers sluit Florein een verwerkersovereenkomst waarin afspraken zijn vastgelegd over beveiliging, vertrouwelijkheid en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.

Daarnaast kan Florein persoonsgegevens delen met andere partijen die niet als verwerker optreden, maar als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Dit gebeurt uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is en in overeenstemming is met de doelen zoals beschreven in deze privacyverklaring. Voorbeelden zijn accountants, overheidsinstanties, toezichthouders of organisaties die een evenement hosten waarbij persoonsgegevens nodig zijn.
Florein deelt persoonsgegevens nooit voor andere doeleinden dan in deze privacyverklaring beschreven.

Hoe worden jouw persoonsgegevens beveiligd?

Wij beschermen jouw gegevens met zowel technische als organisatorische maatregelen. Dat betekent dat onze ICT-systemen goed zijn beveiligd, onder andere met versleuteling, firewalls en beveiligde servers. Alleen medewerkers die jouw gegevens nodig hebben voor hun werk krijgen toegang, en die toegang wordt geregistreerd.
Je gegevens worden altijd opgeslagen op beveiligde servers binnen Nederland of de EU.

Daarnaast voorzien wij al onze medewerkers van instructies over het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Medewerkers worden geïnformeerd over organisatorische beschermingsmaatregelen, zoals:

• Het datalekprotocol;
• Telefonische verificatie;
• De inhoud van deze privacyverklaring
• Het verkrijgen van toestemming bij het verzenden van nieuwsbrieven en andere marketingcommunicatie;
• Het belang van het beschermen van wachtwoorden en apparaten.

Rechten met betrekking tot eigen persoonsgegevens

Je hebt als betrokkene een aantal rechten ten aanzien van de verwerking van je persoonsgegevens:

• Recht van inzage: Je kunt een verzoek doen om je persoonsgegevens in te zien. Er kunnen omstandigheden zijn waardoor je geen recht op inzage hebt.
• Recht op aanpassing: Je hebt het recht om je persoonsgegevens te laten corrigeren indien deze onjuist of onvolledig zijn.
• Recht om vergeten te worden: Je kunt verzoeken om je gegevens te laten verwijderen. In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde gegevens te bewaren of te blijven verwerken.
• Recht op bezwaar of beperking van verwerking: Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking of verzoeken om deze te beperken. Ook hier geldt dat wij onder bepaalde omstandigheden niet aan dit verzoek hoeven te voldoen.
• Recht op dataportabiliteit: Je hebt het recht om je persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare vorm te ontvangen en over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
• Recht om een klacht in te dienen: Je kunt bezwaar maken of een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
• Recht om toestemming in te trekken: Je kunt je eerder gegeven toestemming op elk moment intrekken. Houd er rekening mee dat Florein in sommige gevallen gerechtigd is om de verwerking van je persoonsgegevens voort te zetten, bijvoorbeeld wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Wil je gebruikmaken van een van de bovenstaande rechten, stuur dan een mail naar privacy@Florein.nl.

Bewaarbeleid

Florein bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld. Wij houden ons aan de wettelijke bewaartermijnen die gelden voor zorgorganisaties.

• Cliëntdossiers (Wmo en Wlz) worden tot 20 jaar na beëindiging van de ondersteuning bewaard, zoals wettelijk is voorgeschreven.
• Medische gegevens worden eveneens 20 jaar bewaard op grond van de WGBO.
• Personeels- en salarisgegevens worden tot 2–7 jaar bewaard, afhankelijk van de wettelijke verplichtingen.
• Financiële administratie, zoals facturen en declaraties, wordt 7 jaar bewaard (fiscale bewaarplicht).
• Websitegegevens (zoals IP-adressen en analytische gegevens) bewaren wij maximaal 24 maanden.
• Contactformulieren en e-mails via de website bewaren wij maximaal 18 maanden.
• Camerabeelden bewaren wij maximaal 28 dagen, tenzij langer bewaren noodzakelijk is vanwege een incident.

Wanneer geen wettelijke termijn geldt, hanteert Florein een bewaartermijn die past binnen de regels van de AVG en niet langer is dan noodzakelijk.

Wijzigingen in deze Privacyverklaring

Florein behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze Privacyverklaring. Het kan voorkomen dat de situatie zich voordoet dat de Privacyverklaring moet worden gewijzigd. Wij adviseren je om deze pagina regelmatig te raadplegen. Indien er grote wijzigingen plaatsvinden kondigt Florein dit aan.

Deze Privacyverklaring is het laatst gewijzigd op 1.2.2026.

Vragen, verzoeken of klachten? 

Met dit document wil Florein duidelijkheid geven over de manier waarop wij omgaan met je persoonsgegevens. Indien je vragen hebt over je rechten met betrekking tot je persoonsgegevens, niet tevreden bent over de wijze waarop wij jouw gegevens verwerken, of specifieke vragen hebt over de verwerking door Florein, kun je te allen tijde contact met ons opnemen via e-mail (privacy@Florein.nl). Indien gewenst brengen wij je in contact met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming.

Wij verzoeken je vriendelijk om bij contact duidelijk aan te geven wie je bent of namens wie je belt, zodat Florein zeker weet dat wij de juiste persoonsgegevens kunnen aanvullen, aanpassen of verwijderen. Om fouten te voorkomen kan Florein vragen om je legitimatie.

Indien je van mening bent dat Florein of een medewerker van Florein onzorgvuldig omgaat met je persoonsgegevens, heb je het recht om een klacht in te dienen. Dit kan bij Florein zelf of bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Functionaris Gegevensbescherming (FG)

Florein heeft een externe Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld via PrivacyZorg. De FG houdt toezicht op de naleving en toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) binnen onze organisatie. De FG werkt onafhankelijk en adviseert Florein over haar verplichtingen op het gebied van privacy en gegevensbescherming.

Je kan contact opnemen met de FG van Florein via PrivacyZorg wanneer je vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, over deze privacyverklaring of wanneer je van mening bent dat jouw rechten onvoldoende worden gewaarborgd.

Contactgegevens FG (PrivacyZorg):

PrivacyZorg
E-mail: info@privacyzorg.nl
Telefoon: 0800-1090